Kündigungsrecht

von Sandra Warden

In zwei Beiträgen wurden bereits die Anforderungen an eine korrekte Abmahnung sowie die Frage nach der richtigen Anzahl behandelt (AHGZ vom 1. und 8. März). Im dritten und letzten soll es um die „Verjährung“ der Abmahnung gehen sowie um ihre Entfernung aus der Akte.

Abmahnungen sollten schriftlich erfolgen und sind in der Personalakte aufzubewahren – egal ob diese klassisch oder in Datenform geführt wird. Der Arbeitnehmer hat das Recht, in seine Personalakte Einsicht zu nehmen, sowie das Recht auf Gegendarstellung, die dann ebenfalls zu den Akten genommen wird.

Bei einer zu Unrecht ausgesprochenen Abmahnung hat er außerdem einen Anspruch darauf, dass diese wieder aus der Personalakte entfernt wird. Unrechtmäßig sind nicht nur Abmahnungen, die unrichtige Tatsachenbehauptungen enthalten sondern auch solche, die formell nicht ordnungsgemäß sind (also etwa von einer unzuständigen Person ausgesprochen wurden), inhaltlich unbestimmt sind oder auf einer fehlerhaften rechtlichen Würdigung beruhen. Entfernen bedeutet, dass sie vollständig aus allen Aufzeichnungen getilgt werden muss. Der Arbeitgeber darf keinen Zugriff mehr darauf haben, auch nicht an anderer Stelle, etwa in einem separaten Datei- oder Aktenordner. Auch ein Überkleben oder Ähnliches reicht nicht.

Wenn in einer Abmahnung unterschiedliches Fehlverhalten gerügt wird, besteht bereits dann ein Entfernungsanspruch, wenn nur ein einziger Vorwurf unzutreffend oder nicht ausreichend konkret bezeichnet ist. Deshalb ist Arbeitgebern in der Regel davon abzuraten, mehrere Pflichtverstöße zum Gegenstand nur einer Abmahnung zu machen. Vielmehr sollte jeder Verstoß separat gerügt werden. Anderes gilt nur dann, wenn einzelne Vorwürfe solche Bagatellen sind, dass eine Einzelabmahnung unverhältnismäßig wäre.

Zu Recht ausgesprochene Abmahnungen verbleiben praktisch ewig in der Personalakte. Zwar kann es theoretisch auch einen Anspruch auf Entfernung einer korrekten Abmahnung aus der Akte geben, und zwar dann, wenn der Arbeitgeber kein berechtigtes Interesse mehr an dieser hat. Hier sind Bagatellen und geringe Nachlässigkeiten vorstellbar, die nach einiger Zeit ohne Beanstandung ihre rechtliche Bedeutung für das Arbeitsverhältnis vollständig verlieren. In den Achtzigerjahren wurde einmal ein Fall zugunsten eines Hilfsarbeiters entschieden, der während aufgabenloser Arbeitszeit einen Roman las und zwei ereignislose Jahre später die Entfernung der „verjährten“ Abmahnung verlangte. Das ist aber ein eher theoretischer Fall, weil Abmahnungen nicht nur für die Interessenabwägung bei einer späteren Kündigung wichtig sind, sondern auch noch nach längerer Zeit für Leistungsbeurteilungen oder Beförderungsentscheidungen herangezogen werden können – und jedenfalls der Klarstellung der Pflichten des Arbeitnehmers dienen. Die Dokumentationsfunktion der Abmahnung „verjährt“ also nahezu nie.

Anders steht es mit ihrer Warnfunktion. Jede Abmahnung hat nur eine zeitlich begrenzte Wirksamkeit. Danach bleibt sie zwar in der Akte, der Arbeitgeber kann sie allerdings für eine Kündigung nicht mehr heranziehen. Faustregeln wie die, dass eine Abmahnung ein „Haltbarkeitsdatum“ von zwei Jahren habe, helfen jedoch nicht weiter. Wie meist im Arbeitsrecht muss der Einzelfall betrachtet werden.

Die Autorin ist Rechtsanwältin und Geschäftsführerin im DEHOGA Bundesverband, Berlin.