Elektronischer Geschäftsverkehr: E-Mail wird zum Brief

Von Jürgen Benad  

Da hat sich manch einer schon gewundert: Neuerdings wird in den geschäftlich übersandten E-Mails nicht nur der Name des Unternehmens am Schluss der Mail aufgeführt, sondern beispielsweise der Vorsitzende des Aufsichtsrates der Aktiengesellschaft, von der die Mail stammt. Der Grund ist ein Gesetz vom 10. November 2006, das am 1. Januar 2007 in Kraft getreten ist.

Das „Gesetz über elektronische Handels- und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister“ (EHUG) stellt neue Anforderungen an geschäftliche Korrespondenz, die per E-Mail versendet wird. Die Neuregelung beinhaltet im Wesentlichen, dass alle Angaben, die bislang nach den einschlägigen gesetzlichen Vorschriften auf Geschäftsbriefen angegeben werden müssen, nunmehr auch für die geschäftliche Korrespondenz per E-Mails gelten.

Keine Änderung dagegen gab es bei dem Umfang der zu machenden Angaben. Das heißt, es wurden keine zusätzlichen Angaben erforderlich. Die Neuregelung betrifft nicht diejenigen Organisationen und Vereine, die auch bislang nicht zu umfassenden Angaben in Geschäftsbriefen verpflichtet waren, wie beispielsweise eingetragene Vereine, die lediglich das bekannte Kürzel e.V. angeben müssen.

Die entsprechende Gesetzesänderung am Beispiel des Handelsgesetzbuchs ist im nachstehenden Auszug des nunmehr geltenden § 37a HGB kursiv gedruckt:

(1) auf allen Geschäftsbriefen des Kaufmanns gleichviel welcher Form, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet werden, müssen seine Firma, die Bezeichnung nach § 19 Abs. 1 Nr. 1 (siehe unten), der Ort seiner Handelsniederlassung, das Registergericht und die Nummer, unter der die Firma in das Handelsregister eingetragen ist, angegeben werden.

(2) Der Angaben nach Absatz 1 bedarf es nicht bei Mitteilungen oder Berichten, die im Rahmen einer bestehenden Geschäftsverbindung ergehen und für die üblicherweise Vordrucke verwendet werden, in denen lediglich die im Einzelfall erforderlichen besonderen Angaben eingefügt zu werden brauchen.

(3) Bestellscheine gelten als Geschäftsbriefe im Sinne des Absatzes 1. Absatz 2 ist auf sie nicht anzuwenden.

(4) Wer seiner Pflicht nach Absatz 1 nicht nachkommt, ist hierzu von dem Registergericht durch Festsetzung von Zwangsgeld anzuhalten. § 14 Satz 2 gilt entsprechend.

Gleichlautende Änderung hat es im Aktiengesetz (§ 80 Abs. 1) und im GmbH-Gesetz (§ 35a) mit Wirkung zum 1. Januar 2007 gegeben.

§ 19 HGB

(1) Die Firma muss, auch wenn sie nach den Paragraphen  21, 22, 24 oder nach anderen gesetzlichen Vorschriften fortgeführt wird, enthalten: bei Einzelkaufleuten die Bezeichnung „eingetragener Kaufmann“, „eingetragene Kauffrau“ oder eine allgemein verständliche Abkürzung dieser Bezeichnung, insbesondere „e.K.“, „e.Kfm.“ oder „e.Kfr.“;).

Der Autor ist Rechtsanwalt und Geschäftsführer im DEHOGA Bundesverband, Berlin.