Einkauf und Instandhaltung

• Weniger Ausfälle und Störungen durch qualitativ hochwertige und sichere Arbeitsmittel, Einrichtungen und Anlagen – dadurch wirtschaftlicher Nutzen
• Weniger Beschwerden und Zeitverluste durch mangelhafte Arbeitsmittel, Einrichtungen und Anlagen und damit höhere Zufriedenheit von Gästen und Beschäftigten
• Weniger Beschwerden und Probleme mit Lieferanten und Subunternehmern
• Gesundheitliche Risiken werden reduziert

Die folgenden Hinweise beschreiben Maßnahmen, die sich als gute Führung im Bereich der Arbeits- und Organisationsgestaltung in Hotels und Gaststätten bewährt haben:

• Verantwortliche für Beschaffung sind benannt. Falls Sie selbst nicht den Einkauf übernehmen, haben Sie einen Verantwortlichen für den Einkauf benannt, der Kontakte zu Lieferanten aufbaut, Angebote sichtet und bewertet – gemeinsam mit den jeweils Fachkundigen die Aufträge vergibt und den Markt beobachtet.
• Es werden nur sichere und geeignete Arbeitsmittel, Einrichtungen, Arbeitsstoffe und Persönliche Schutzausrüstungen beschafft. Bei der Beschaffung achten Sie auf Qualität, auf gute Handhabbarkeit und auf sicheren Zustand. Falls möglich, kaufen Sie geprüfte Produkte (möglichst GS-Zeichen, SK-Zeichen, VDE-Zeichen usw.). Sie beschaffen nur Arbeitsstoffe – zum Beispiel Reinigungsmittel, Baustoffe –, die die Gesundheit der Gäste und Beschäftigten möglichst wenig beeinträchtigen. Das bedeutet, dass Sie insgesamt auf den wirtschaftlichen Einsatz der Produkte achten. Die billigsten sind nicht immer die besten.
• Bei der Beschaffung wird auf Bedienungsanleitungen und Sicherheitsdatenblätter geachtet. Beim Einkauf von Maschinen, Werkzeugen, Elektrogeräten usw. wird darauf geachtet, dass eine Bedienungsanleitung beziehungsweise bei Gefahrstoffen wie Reinigungsmitteln ein Sicherheitsdatenblatt mitgeliefert wird (Vorschrift: in deutscher Sprache).
• Auf Qualität von Lieferanten und Subunternehmen wird geachtet. Sie besitzen Qualitätskriterien für die Beauftragung von Lieferanten und Subunternehmern – zum Beispiel Eignungen, Referenzen, Erfahrungen, Qualifi kationen, Arbeitsmittel, Termintreue, Kontrolle gelieferter Waren durch Lieferanten (Temperaturnachweis/HACCP), Zertifizierungen (schon in der Ausschreibung benennen). Siehe auch Kapitel Arbeitsorganisation
  
• Die Erfahrungen von Gästen und Beschäftigten werden genutzt. Sie berücksichtigen bei der Beschaffung die Erfahrung der Beschäftigten mit den bisher eingesetzten Waren und Arbeitsstoffen sowie Subunternehmen. Auch Hinweise der Gäste beachten.
• Erfahrungen mit Ihren Lieferanten und Subunternehmern werden gesammelt. Sie werten Erfahrungen mit Ihren Lieferanten und Subunternehmern aus – zum Beispiel Lieferanten/ Subunternehmerdatei.
• Eingehende Waren werden überprüft. Sie haben Routineüberprüfungen von eingehenden Waren verantwortlich festgelegt. Überprüft – zumindest stichprobenartig – werden zum Beispiel je nach Ware Qualität, Funktionsfähigkeit, Gewicht, Hygienezustand. Die Prüfungen nimmt bei Ihnen nicht nur der Einkäufer vor, sondern auch der jeweils fachkundige Beschäftigte – zum Beispiel Koch, Technikleiter.
• Ablaufdaten werden beachtet. Sie organisieren, dass die Mindesthaltbarkeitsdaten oder Verbrauchsdaten beachtet werden.
• Arbeitsmittel und Anlagen werden instand gehalten und regelmäßig geprüft. Sie haben die Prüfer, die Fristen und die Kontrolle der Prüfungen für Arbeitsmittel, Einrichtungen und Anlagen festgelegt. Berücksichtigen Sie, dass einige Prüffristen gesetzlich festgelegt sind – wie Aufzugprüfungen. Planungshilfe „Prüfungen in Hotels und Gaststätten“, Fachinfoblatt „Maßnahmen zum Schutz vor Legionellen“ nutzen.

Einkauf Nahrungsmittel: siehe Kapitel Küche

• Check „Arbeitsbedingungen in Hotels und Gaststätten verbessern“ – A: Einkauf und Beschaffung
• Check „Arbeitsbedingungen in Hotels und Gaststätten verbessern“ – A: Arbeitsablauf und Arbeitsorganisation
• Handlungsstandards „Haustechnik“
• Planungshilfe „Prüfungen in Hotels und Gaststätten“
• Fachinfoblatt „Maßnahmen zum Schutz vor Legionellen“